Información sobre sociedades para actividades de comercio.

Por: Daniel López Suárez

  1. CONSTITUCIÓN DE UNA COMPAÑÍA LIMITADA:

Las compañías limitadas son sociedades de personas, en donde quien mayor aportación en capital tiene en la compañía tendrá mayor poder de decisión en la empresa y percibirá mayores beneficios o utilidades.

Es una sociedad que requiere la existencia de una entera confianza entre los socios, pues sus participaciones no son de libre negociación, sino que tanto para la entrada como para la salida de un nuevo socio, entre otras decisiones, se debe contar con la aprobación unánime de todos socios.

Los requisitos para constituir estas sociedades son los siguientes:

CAPITAL: Se debe contar con un capital mínimo de USD 400,oo (cuatrocientos dólares), de los cuales se puede pagar únicamente el 50% en una cuenta bancaria denominada “cuenta de integración de capital”, este valor es reembolsado a la empresa una vez que se haya concluido el trámite de constitución. Dependiendo de su interés, es posible constituir la compañía con un mayor capital, debe notarse que a mayor capital suscrito mayor carga impositiva; sin embargo, en cuestión de imagen corporativa, acceso a crédito y otros aspectos comerciales, podría conveniente contar con un capital superior al mínimo requerido por ley. El saldo restante, puede ser cancelado en un plazo de hasta un año desde la constitución.

SOCIOS: La ley establece como requisito para la constitución de una sociedad limitada la concurrencia de por lo menos dos (2) socios capitalistas. Dada la restricción en la negociación de participaciones, los socios no pueden cambiar a menos que todos estén de acuerdo.

REPRESENTANTES: La sociedad debe contar al menos con un representante legal y una persona que lo reemplace (llámese gerente general, presidente, etc.) a fin de que la compañía siempre cuente con un funcionario que la represente en cualquier acto legal o contrato.

Estatuto social y trámite: 

Toda sociedad legalmente constituida debe tener un estatuto que será aprobado por la Superintendencia de Compañías, siempre y cuando cumpla con todos los requisitos de ley.

Una vez ingresados todos los documentos requeridos, la Superintendencia de Compañías los analizará y emitirá una Resolución aceptando la constitución de la empresa, esta debe ser publicada en un Diario del país, y los estatutos inscritos en el Registro Mercantil del lugar donde se constituye, para ello se deberán pagar impuestos Municipales. Finalmente se registran los nombramientos de los representantes legales en dicho Registro Mercantil y se tramita el Registro Único de Contribuyentes -RUC- que es el documento de identificación (legal y tributaria) de la empresa.  

Es necesario que se remita los siguientes documentos e información:

Cédulas de los socios o accionistas, y sus respectivas papeletas de votación.

Nombre de la compañía (3 nombres posibles), para realizar la reserva ante la Superintendencia de compañía.

Especificación de que socio será el representante legal (Gerente General).

La actividad que realizará la compañía, para determinar su objeto social y su posterior afiliación a la cámara respectiva, la afiliación es opcional.

El dinero para abrir la cuenta de integración de capital, que es el primer paso para comenzar el trámite.

TIEMPO ESTIMADO DEL TRÁMITE:

El trámite de constitución de una compañía tiene una duración aproximada de 6 a 8 semanas desde el ingreso de sus estatutos definitivos a la Superintendencia de Compañías.

AL HABER CONCLUIDO EL TRÁMITE DE CONSTITUCIÓN DE LA COMPAÑÍA, SE ENTREGARÁ AL CLIENTE.-

  1. Documentos:

El primer ejemplar de la  escritura de  constitución de la compañía,  debidamente inscrita en el Registro Mercantil del cantón Quito, con la resolución emitida por la Superintendencia de Compañías.

Nombramiento del Gerente General y del Presidente de la Compañía, debidamente inscritos en Registro Mercantil de Quito.

Comprobante de pago del Impuesto a la Patente Municipal correspondiente al año en curso.

Documento del Registro Único de Contribuyentes de la Compañía emitido por el Servicio de Rentas Internas.

B.- Libros Sociales:

ESCRITURAS.

LIBRO DE ACTAS DE JUNTA GENERAL.- El mencionado expediente contendrá  todas las actas de Junta General que realice la Compañía que deberán ser escritas anverso y reverso y debidamente numeradas de igual manera.

LIBRO EXPEDIENTE DE ACTAS.- El mencionado libro contendrá todas las actas de Junta General que realice la Compañía con sus respectivos documentos habilitantes.

LIBRO DE PARTICIPACIONES  Y SOCIOS: Esta carpeta contiene un cuadro con el número de participaciones pertenecientes a cada socio, las cuales tienen el fin de tener un control y registrar cualquier transferencia que se realice de las mismas.

 

  1. CONSTITUCIÓN DE UNA COMPAÑÍA ANÓNIMA:

Las compañías anónimas son sociedades de capital, en donde lo que prima es cuánto capital aporta cada socio, quien mayor aportación en capital tiene en la compañía tendrá mayor poder de decisión en la empresa y percibirá mayores beneficios o utilidades. Es una sociedad cuyas participaciones son de libre negociación, es decir para la entrada como para la salida de un nuevo socio, entre otras decisiones, no es necesario contar con la aprobación de los demás socios.

Los requisitos para constituir estas sociedades son los siguientes:

CAPITAL: Se debe contar con un capital mínimo de USD 800,oo (ochocientos dólares), de los cuales se puede pagar inicialmente el 25% en una cuenta bancaria denominada “cuenta de integración de capital”, este valor es reembolsado a la empresa una vez que se haya concluido el trámite de constitución. Dependiendo de su interés, es posible constituir la compañía con un mayor capital, debe notarse que a mayor capital suscrito mayor carga impositiva; sin embargo, en cuestión de imagen corporativa, acceso a crédito y otros aspectos comerciales, podría conveniente contar con un capital superior al mínimo requerido por ley. El saldo restante, puede ser cancelado en un plazo de hasta dos años desde la constitución.

SOCIOS: La ley establece como requisito para la constitución de una sociedad limitada la concurrencia de por lo menos dos (2) socios capitalistas.

REPRESENTANTES: La sociedad debe contar al menos con un representante legal y una persona que lo reemplace (llámese gerente general, presidente, etc.) a fin de que la compañía siempre cuente con   un funcionario que la represente en cualquier acto legal o contrato.

El resto de elementos de esta sociedad es el mismo que el expuesto para las compañías limitadas.

 

III. CONSTITUCIÓN DE UNA ASOCIACIÓN O CUENTAS EN PARTICIPACIÓN:

La asociación o Cuentas en Participación surge del convenio en el cual un comerciante da a una o más personas, particiones en las utilidades o pérdidas de una o más operaciones o de todo su comercio. Pero puede también tener lugar en operaciones mercantiles realizadas por no comerciante.

La asociación accidental se rige por las convenciones de las partes y está exenta de las formalidades establecidas para las compañías. Carecen de personería jurídica, pudiendo establecerse por escritura pública o contrato privado. Aunque la asociación no constituye una persona jurídica, de todas maneras la Ley la reconoce como una compañía accidental y le concede efectos jurídicos válidos. Es necesario que la asociación cuente con un Registro Único de Contribuyentes, para que ésta pueda realizar actividades comerciales y emitir facturas a cuenta propia, independiente de sus asociados.

Las asociaciones se rigen por lo que las partes hubieren acordado. Sin embargo, los participantes tienen derecho a obtener cuentas de los fondos que han aportado y de las ganancias o pérdidas producidas. La liquidación debe hacerse cada año.

Es importante mencionar que los participantes no tienen ningún derecho de propiedad sobre los bienes objeto de asociación aunque hayan sido aportados por ellos.
Sus derechos están limitados a obtener cuentas de los fondos que han aportado y de las pérdidas o ganancias habidas.

El aspecto positivo más importante que tiene la Asociación o cuentas en participación, que la diferencia de las sociedades mercantiles (compañía anónima y de responsabilidad limitada), es su fácil y ágil proceso de constitución, ya que una vez elaborado el convenio entre las partes, el cual es aconsejable más no obligatorio que se lo eleve a escritura pública en una notaría, la asociación está lista para su actividad. Por tanto, tampoco está obligada a presentar balances o otra documentación ante el ente de control de las compañías mercantiles.

Sin embargo, tiene algunas aspectos negativos:

Mientras que en las compañías anónima y limitada, sus socios son responsables solamente hasta el monto de sus aportaciones a la sociedad, en la asociación o cuentas en participación esta responsabilidad es ilimitada.

Si bien la asociación tiene el reconocimiento legal de compañía accidental o temporal, ésta no goza de personería jurídica.

Si se pretende establecer un negocio u actividad comercial permanente, no es aconsejable por cuestión de imagen y presencia el hacerlo a través de esta figura, por su carácter legal de accidental, temporal.

Para la constitución de una asociación o cuentas en participación, es necesario que se fijen los términos por los que los integrantes acuerden regirse, así como remitir la documentación e información necesaria.

TIEMPO ESTIMADO DEL TRÁMITE:

El trámite de constitución de una asociación o cuentas en participación tiene una duración aproximada de 2 semanas.

 

  1. SOCIEDAD CIVIL Y COMUNIDAD DE BIENES

La Sociedad Civil es un contrato de colaboración por el cual dos o más personas se obligan a poner en común bienes o dinero (llamados socios capitalistas), trabajo o industria (llamados socios industriales) con ánimo de repartir entre sí las ganancias. A diferencia de las compañías comerciales limitada o anónima, la sociedad civil no se forma para ejecutar actos que la ley determina como de comercio, por lo que se rige por el Código Civil, no por la Ley de Compañías; por tanto, no está sujeta a regulación o control por parte de la Superintendencia de Compañías.

Existe Comunidad de Bienes cuando la propiedad de una cosa o derecho pertenece "pro indiviso" a varias personas.

Diferencias entre Sociedad Civil y Comunidad de Bienes: Cuando dos o más personas tienen un bien o varios bienes en común (por haberlos recibido por herencia o por cualquier otro motivo) se forma entre ellos una Comunidad de Bienes. Si bien no se ha constituido con ese objetivo, se trata de una comunidad sobre bienes "ya existentes" y nada impide que puedan explotarlos e intervenir en el tráfico mercantil. Sin embargo, la Sociedad Civil, aunque también tiene un patrimonio comunitario, se constituye "expresamente" para su intervención en el tráfico mercantil con el fin de obtener beneficios, aportando cada uno de los socios los bienes, dinero o trabajos necesarios.

Ambas exigen un número mínimo de 2 personas para crearlas, no requiriéndose formalidad especial, salvo el contrato privado.

Por lo tanto, estas formas jurídicas (sociedades civiles y comunidades de bienes) son más baratas en su constitución que las sociedades mercantiles ya que no hay que realizar Escritura Pública ante notario, ni inscribirlas en el Registro Mercantil ni aportar un capital inicial mínimo. Sólo es necesario realizar Escritura Pública cuando se aporten bienes inmuebles o derechos reales, pero aún así no es posible inscribirlas en el Registro Mercantil.

Sin embargo, recuerde que en estas sociedades la responsabilidad es personal, solidaria e ilimitada (cada socio responde por las deudas de toda la sociedad con el patrimonio empresarial y con el personal), respondiendo en primer lugar la sociedad y, en su defecto, pudiendo reclamar a los socios. Esta responsabilidad de los socios es mancomunada, es decir, se fragmenta en tantas deudas como deudores, salvo el caso de la sociedad civil anónima.

Debe considerarse que la sociedad civil debe constituirse dentro de uno de estos tres tipos:

Sociedad civil colectiva: aquella en que todos los socios administran por sí o por un mandatario elegido de común acuerdo;

Sociedad civil en comandita: aquella en que uno o más de los socios se obligan solamente hasta el valor de sus aportes;

Sociedad civil anónima: aquella en que el fondo social es administrado por accionistas que sólo son responsables por el valor de sus acciones. Este tipo de sociedad civil es el único que debe regirse por la Ley de Compañías, al igual que la sociedad comercial anónima.

Centrándonos en la sociedad civil, en relación a los derechos y obligaciones de los socios, al margen de otros que pueden pactarse en el contrato privado de constitución de la sociedad, destacan los siguientes:

Cada socio es deudor frente a la sociedad de lo que ha prometido aportar y deberá responder también si la cosa aportada se pierde total o parcialmente por una sentencia judicial o administrativa (evicción). Además, si el socio se ha obligado a aportar dinero y no la ha hecho, deberá los intereses desde el día en que debió aportarlo y una indemnización por los daños causados.

Las pérdidas y ganancias se repartirán en conformidad a lo pactado. Si sólo se hubiera pactado la parte de cada uno en las ganancias, será igual su parte en las pérdidas. A falta de pacto, la parte de cada socio en las ganancias y pérdidas debe ser proporcionada a lo que haya aportado. Es nulo cualquier pacto en el que se excluya a uno o más socios de toda parte en las ganancias o pérdidas. Sólo el socio de industria puede ser eximido de toda responsabilidad en las pérdidas.

Todo socio debe responder frente a la sociedad por los daños y perjuicios que la misma haya sufrido por culpa del primero y no puede compensarlos con los beneficios que por su industria o trabajo le haya proporcionado.

La sociedad debe responder frente al socio por las cantidades que este haya desembolsado por ella y del interés correspondiente; también responde de las obligaciones que con buena fe haya contraído para los negocios sociales y de los riesgos inseparables de su dirección.

La sociedad debe responder frente a terceros por los actos de uno de los socios, siempre que el socio opere como tal y por cuenta de la sociedad, que tenga poder (expreso o tácito) para obligar a la sociedad y que haya obrado dentro de los límites de su poder o mandato. De esta forma, la sociedad no queda obligada por actos que un socio haya realizado en su propio nombre o sin poder de la sociedad para ejecutarlo.

En la administración y representación de la sociedad caben distintas formas: Administrador único, administradores mancomunados (es necesario la participación de todos para adoptar actos válidos) o administradores solidarios (cada uno puede ejercer todos los actos de administración).

TIEMPO ESTIMADO DEL TRÁMITE:

El trámite de constitución de una sociedad civil tiene una duración aproximada de 2 semanas.

En caso de requerir cualquier información adicional, no dude en contactarnos.

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